ביקורת פנים ומנגנוני בקרה ופיקוח
ביקורת חיצונית
מנגנוני בקרה ברמת ההנהלה: מבוצעת ביקורת, על בסיס תקופתי, ביחס לביקורות הדיווח הכספי הפנימיות עצמן, וזאת על מנת להבטיח את יעילותן. הנהלת ICL והמבקר חותמים על ביקורות אלה, המבוצעות ברמות הגבוהות.
ביקורת פנים ומנגנוני משוב ובקרה
ICL מפעילה יחידת ביקורת פנים גלובלית, האחראית לביצוע ביקורות פנים בחברות ICL ברחבי העולם. יחידת ביקורת הפנים פועלת בהתאם לתקני ביקורת פנים מקובלים, ועובדת על-פי תוכנית עבודה רב-שנתית, המתעדכנת מדי שנה על בסיס הערכת סיכונים גלובלית. תוכנית זו כוללת ביקורת בתחומי ציות, תפעול, טכנולוגיית מידע (IT), משאבי אנוש, כספים, ופרויקטים אסטרטגיים נוספים ב-ICL. יחידת ביקורת הפנים מדווחת ליו"ר הדירקטוריון ולוועדת הביקורת והכספים. כל הדוחות הנערכים על-ידי יחידת ביקורת הפנים מועברים לוועדה, אשר דנה בסוגיות מהותיות ורוחביות.
"הקו החם" של ICL
ICL מפעילה מוקד "קו חם" באמצעותו יכול כל אחד – עובדים, קבלנים, לקוחות וכו' - ליצור קשר ישיר עם מערכי ביקורת הפנים והציות הגלובליים לצורך דיווח על נושאים או אירועים אשר הם סבורים שאינם נאותים, בעייתיים או חורגים מהוראות החוק, הנהלים או הקוד האתי. ICL פרסמה את אפשרות הפנייה לקו החם בפרסומים שונים המופצים לעובדיה וקבלניה (פרסומים בנושאי אתיקה ופרסומים אחרים). הגישה לקו החם של ICL מתאפשרת גם ישירות באמצעות אתר האינטרנט הפומבי של ICL. הקו החם זמין ב-18 שפות שונות.
ניתן להגיש תלונות באופן אנונימי, וזאת בכדי שעובדים, קבלנים ומחזיקי-עניין אחרים ירגישו חופשיים לזהות נושאים בעייתיים. "הקו החם" של ICL מופעל על-ידי ספק חיצוני, ובחסות מערכי ביקורת הפנים והציות של החברה, ופועל בחברות קבוצת ICL ברחבי העולם.
- בשנת 2019 טיפלה החברה ב-97 תלונות. התלונות טופלו על-ידי גורמים שונים בחברה, לרבות מערכי האבטחה, הציות וביקורת הפנים ויחידות ניהול עובדי הקבלן של החברה. הנתונים קובצו על-ידי יחידת ביקורת הפנים של ICL.
- הטיפול ב-88 מתוך 97 התלונות האמורות הסתיים עד תום שנת 2019; 9 תלונות עודן מצויות בטיפול נכון לסוף השנה;
- 82% מן התלונות הוגשו על-ידי עובדי החברה;
- 18% מן התלונות הוגשו על-ידי עובדי קבלן;
- אופי התלונות (מתוך 90 התלונות שנתקבלו):
- 51% מן התלונות נוגעות לכאורה לסוגיות בתחום האתיקה;
- 7% מן התלונות נוגעות לכאורה לסוגיות בתחום משאבי האנוש, וטופלו בעיקר על-ידי מחלקת משאבי אנוש, ו-16% מתוכן נגעו לתלונות משאבי אנוש של עובדי קבלן;
- 1% מן התלונות נגעו לפעולות שננקטו, לכאורה, בתחומי סביבה, בטיחות וגהות;
- 2% מן התלונות נגעו למקרי אי-ציות, לכאורה, לקווי המדיניות של ICL;
- מתוך 88 התלונות שהטיפול בהן הסתיים, כ-64% נמצאו מבוססות או מבוססות חלקית.
טיפול בתלונות – נוהל גלובלי
ICL מפעילה נוהל גלובלי לקביעת הדרישות והתהליך לטיפול בתלונות, לרבות סדר הפעולות הספציפי. הנוהל כולל הנחיות בדבר אופן קבלת התלונה, בחינתה, חקירתה ודיווחה. בנוסף ישנו הסבר מפורט באשר לזיהוי הגורמים האחראיים, הגורמים הנושאים באחריות, הגורמים עמם יש להתייעץ או שלהם יש לדווח.
אכיפה פנימית
ICL מפעילה תוכניות ציות על מנת להבטיח שעובדיה פועלים בהתאם להוראות החוק במקומות שבהם היא פועלת ובהתאם למדיניותה ונהליה הפנימיים של החברה.
תוכניות אלו כוללות נושאים כגון תחרות, ניירות ערך, הגנת הסביבה, בטיחות וגהות בעבודה, דיני עבודה, מניעת הטרדה במקום העבודה (לרבות הטרדה מינית), ציות לדיני סחר, שמירת פרטיות, תכנון ובנייה, מניעת שוחד ושחיתות, מניעת הלבנת הון וניהול סיכוני הונאה. בנוסף, העובדים נדרשים לפעול בהתאם לקוד האתי של ICL. לקריאה נוספת
תוכניות הציות מוצגות בפני מנהלי ועובדי ICL באופן שוטף. במקרים מסוימים, גורמים חיצוניים ופנימיים מבצעים הערכות תקופתיות בכדי לוודא שהתוכניות מיושמות בשטח. לכל תוכנית ממונה מנהל תוכנית, ודירקטוריון החברה ופורום ההנהלה הבכירה הגלובלי (GEC) מקבלים דיווחים אודות יישומן של התוכניות בכל רחבי החברה.
