מניעת שחיתות והונאה
תוכנית ICL למניעת שוחד ושחיתות (ABC)
תוכנית ABC של החברה אושרה על-ידי דירקטוריון ICL בשנת 2014. מסמך המדיניות למניעת שוחד ושחיתות וספר ההדרכה, שפורסמו בהמשך אותה שנה, קובעים את מחויבותה של החברה לאפס סובלנות למעשי שוחד ומספקים לעובדים הדרכה ודוגמאות מפורטות באשר לדרכים לזיהוי והימנעות ממעשי שוחד במצבים עסקיים נפוצים.
הערכה ראשונית של סיכונים ברמה גבוהה זיהתה את אזורי הסיכון הבאים, המהווים את מוקדיה העיקריים של התוכנית:
- עבודה עם ממשלות ופקידי ממשל
- עבודה עם צדדים שלישיים
- מתנות ואירוח
- תרומות וחסויות
מדיניות ונוהל ICL בדבר בדיקת נאותות של צדדים שלישיים מבטיחים שכל השותפים העסקיים החיצוניים המקיימים מגעים עם רשויות ופקידי ממשל במהלך מתן שירותים ל-ICL עוברים בדיקות רקע, נותנים הסכמה בכתב לפעול בהתאם לקוד האתי של ICL ומדיניותה למניעת שוחד ושחיתות, ומספקים מידע בדבר הבעלות בהם, הנהלתם, רישומם העסקי והפרקטיקות העסקיות הנהוגות בהם. בדיקות רקע וחקירות נוספות מתבצעות לפי הנדרש, בהתאם לרמת הסיכון. מדיניות ונוהל אלו חלים גם על סוכני מכירות, מפיצים, סוחרים ומתווכים אחרים המייצגים את ICL אל מול לקוחות הקצה שלה בשווקים.
מדיניות המתנות והאירוח של ICL מחייבת את כל העובדים לקבל אישור מראש טרם קבלה או מתן מתנות ואירוח בערך גבוה וכאלו בהם מעורבים פקידי ממשל. מדיניות המתנות והאירוח חלה על כל עובדי ICL בכל מקום בעולם. המדיניות חלה הן על מתן והן על קבלה של מתנות ואירוח. תזכורות בדבר הוראות המדיניות מופצות באופן שגרתי לעובדים לפני החגים והחופשות העיקריים באזורם או מקום פעילותם.
נוהל ICL בדבר קשרי קהילה ותרומות מחייב בדיקת רקע של כל הארגונים השותפים וגורמים אחרים המקבלים תרומות, בכסף או בשווה-כסף, ללא קשר לשווי התרומה. תרומות בערך גבוה יותר מחייבות תהליך בקשה ובחינה קפדני יותר.
נהלים אלה מוטמעים באמצעות הדרכות פרונטליות ומקוונות לכל העובדים החדשים בתפקידי ניהול, מכירות, כספים והנהלת חשבונות, שירות לקוחות ורכש. עובדים קיימים עוברים הדרכות ריענון על בסיס תקופתי.
ב-ICL נקבעו מנגנוני בקרה שנועדו להבטיח כי גורמים שלא אושרו בכפוף לדרישות מדיניות בדיקת הנאותות לצדדים שלישיים לא יירשמו כספקים או כלקוחות במערכות המידע של החברה, ולא יקבלו תשלומים. דרישות אלו נתמכות בבקרות במסגרת תוכניות ציות אחרות, ובהן:
- סינון גורמים מוגבלים במסגרת תוכנית הציות בתחום הסחר, המבטיחה סריקה של כל הלקוחות והספקים אל מול רשימות ממשלתיות של גורמים הנתונים לסנקציות עקב פעילות בלתי-חוקית, לרבות טרור, סחר בסמים ומעשי שוחד;
- בקרות למניעת הלבנת הון מונעות ביצוע תשלומים במזומן, ומחייבות בדיקה של כל התשלומים המבוצעים או מתקבלים ממדינות שאינן מקום מושבו או פעילותו של הצד שני לעסקה;
- ICL אינה מעניקה תרומות, כספיות או אחרות, לפוליטיקאים או לגופים פוליטיים.
הציות למדיניות, לנהלים ולבקרות בתחומי מניעת השוחד והשחיתות מנוטר באמצעים שונים, דוגמת בדיקת דיווחי הוצאות בדבר עלויות מתנות ואירוח בלתי-מורשות, כמו גם בדיקת תשלומי עמלות מכירה, במטרה לוודא כי רק גורמים מאושרים יקבלו תשלום. החברה אף מאתרת הוצאות בלתי-מורשות באמצעות ביקורות, ומשלבת לקחים שהופקו הן מביקורות והן מאמצעי הניטור במסגרת מתווה התוכנית.
תוכנית ICL לניהול סיכוני הונאה
התוכנית לניהול סיכוני הונאה מבטיחה ש-ICL תנקוט בגישה מערכתית לאיתור וצמצום סיכוני הונאה בכל רחבי הארגון, בהתאם למדריך COSO לניהול סיכוני הונאה (2016). מתקיימת הקצאה פרואקטיבית של משאבים לסיכונים ולסוגיות המשקפים את הסיכון הרב ביותר.
מדיניות ניהול סיכוני ההונאה ותוכנית המסגרת קובעות גישת אפס הסובלנות בחברה למעשי הונאה, המוגדרים ככל מעשה או מחדל מכוונים שנועדו להטעות אחרים, שתוצאתם הפסד לחברה ו/או רווח למבצעו. בנוסף, מוגדרים בהם תפקידיהם ותחומי אחריותם של גורמי הנהלה, ציות, ייעוץ משפטי, אבטחה גלובלית, משאבי אנוש, ביקורת פנים ואבטחת מידע בחברה לעניין מניעה, איתור וחקירה של מעשי הונאה. התוכנית נתונה לפיקוחה של ועדת היגוי בין-מחלקתית לניהול סיכוני הונאה, ומנוהלת על-ידי מנהל תוכנית גלובלי.
בשנת 2016 פותח בחברה המדריך התפעולי למניעת הונאות, על בסיס הערכת סיכונים מקיפה שבוצעה באחד מאתרי הייצור המרכזיים של החברה, ואמצעי בקרה מוגברים יושמו בכל אזורי הפעילות של ICL ברחבי העולם. הערכת סיכונים נוספת שבוצעו ביחס לפונקציות גלובליות הובילה להגברת נוספת של אמצעי הבקרה בישראל. ICL ממשיכה לקיים הערכות סיכונים ממוקדות ביחס לאזורים ולתחומים עסקיים הנחשבים לבעלי סיכון גבוה יחסית.
מוקד עיקרי בתוכנית זו הוא איתור ומניעה של הונאות "הנדסה חברתית" באמצעות התקפות דיוג (phishing) תוך שימוש בדואר אלקטרוני ובאמצעי תקשורת אלקטרונית אחרים. עובדים בכל רחבי החברה עוברים הדרכה לזיהוי ודיווח על ניסיונות דיוג, באמצעות פעילויות הדרכה חיות ומקוונות, כמו גם על-ידי שימוש בתרגילי דיוג ממוקדים.
יישומם של אמצעי הבקרה מנוטר באופן מערכתי על-ידי בדיקות פתע של רמת הציות בעסקות נקודתיות, בהתאם לתוכנית ניטור מבוססת-סיכון.
נוהל מורשי חתימה בחשבונות החברה
ICL גיבשה נוהל בדבר זכויות והרשאות חתימה. על-פי מדיניות החברה, נדרשת חתימתם של שני מורשי חתימה מוגדרים על מנת ליצור חיוב בעל תוקף חוקי בכל התקשרות חוזית או פעולה משפטית.
